Čeprav se poslovanje pospešeno seli na splet in lahko dandanes kar preko interneta uredimo praktično vse poslovne obveznosti, elektronski račun še vedno marsikomu povzroča preglavice. Nesporazumi lahko izvirajo že iz nepoznavanja zahtev na tem področju, pa tudi iz nekaterih terminov, ki se uporabljajo za različne zadeve. Elektronski račun je lahko vsak, ki se izda kar v digitalni obliki, a pogosto mislimo na prav točno določene račune, ki morajo biti ustrezno pripravljeni in oblikovani.
V obeh primerih mora račun seveda vsebovati vse potrebne informacije, kar velja tudi sicer za račune na papirju. Če želimo poslovati kar se da elegantno in brez nepotrebnih komplikacij, pa je pametno pripraviti račune, ki jih je možno samodejno uvažati v bančne in računovodske sisteme. Takšni računi so v nekaterih primerih celo zahtevani.
Elektronski račun za samodejno poslovanje
V vsakem primeru nas elektronski račun zelo razbremeni. Najprej že tako, da se ni treba posvečati ročnemu izpolnjevanju zahtevanih podatkov, temveč se ti pripravijo samodejno. Nekateri podatki so namreč na računih vedno isti, nekateri pa se spreminjajo tako, da jih računalnik lahko sam izpolni, recimo datumi, zaporedne številke in podobno.
Za res samodejno poslovanje pa je treba pripraviti elektronski račun v skladu s standardi, ki omogočajo uvoz računov v spletne banke in računovodske programe. V tem primeru ni dovolj, da je račun v digitalni obliki, recimo kot doc ali pdf dokument. Pripraviti moramo še posebno digitalno ovojnico, ki vsebuje vse informacije o računu v obliki, ki jo računalniški programi lahko lažje preberejo. Na srečo je priprava takšnih računov povsem enostavna, saj to omogoča praktično vsak računovodski program.
Program za elektronski račun
Vsakemu podjetniku se splača pri pripravi računov uporabiti računalniški program, ki je namenjen prav takšnim opravilom. Enostavna računalniška orodja so smiselna že za samostojne podjetnike in manjša podjetja, medtem ko imajo večja podjetja še bistveno naprednejše sisteme.
Gotovo bo pri takšnih orodjih ena izmed možnosti tudi izdajanje računov. Brez težav lahko pripravimo elektronski račun, saj računalnik to opravi samodejno. Vpisati bo treba le tiste podatke, ki jih računalnik sam ne more poznati, nato pa dobimo vse potrebne datoteke. V nekaterih primerih program že sam izvozi in pošlje račun na izbrani naslov in v računovodstvo. Napredni programi imajo na tem področju veliko prednosti s popolno prilagodljivostjo in mnogimi dobrodošlimi funkcionalnostmi.
Enostavni elektronski računi
Skrbno oblikovan e-račun za samodejno poslovanje preko spletnih bank potrebujejo proračunski uporabniki, z mnogimi strankami pa lahko poslujemo tudi z enostavnejšimi računi. To so običajno navadni računi v digitalni obliki, ki se pravzaprav ne razlikujejo od natisnjenih računov. Pripravljamo jih torej enako kot običajne račune, le da jih pošljemo kar po elektronski pošti. S pomočjo računalniških programov si lahko tudi delo s takšnimi računi močno poenostavimo, predvsem pa nam v končni fazi ni treba skrbeti za pošiljanje računov po pošti in za druge opravke, ki jih prinaša delo z dokumenti na papirju. Vsekakor je prav elektronski račun odločilni korak na poti proti brezpapirnemu poslovanju, s katerim se lahko izognemo stroškom, zapletom in opravkom, zato se splača premisliti, ali pridejo te možnosti v poštev.