Izbira prave pisarne je pomembna poslovna odločitev, ki lahko vpliva na stroške podjetja, zadovoljstvo zaposlenih, produktivnost in tudi na vtis, ki ga podjetje naredi na stranke ter poslovne partnerje. Ker je nakup ponavadi prevelik strošek, predvsem za manjša in srednje velika podjetja v poštev pride predvsem najem pisarne. Pri tem pa ne gre le za vprašanje cene in števila kvadratnih metrov. Pred podpisom najemne pogodbe je smiselno dobro razmisliti o lokaciji, velikosti prostorov, dostopnosti, dodatnih stroških in možnostih za prihodnjo rast podjetja.
Ponudba poslovnih prostorov je danes zelo raznolika. Podjetja lahko izbirajo med klasičnimi pisarnami, poslovnimi centri, skupnimi oziroma coworking prostori ter popolnoma opremljenimi pisarnami, ki omogočajo hitro vselitev. Prava izbira je odvisna predvsem od načina dela podjetja in njegovih dolgoročnih načrtov.
Lokacija je pomembnejša, kot se zdi
Pri izbiri pisarne je lokacija pogosto eden prvih dejavnikov, ki jih podjetja upoštevajo. Dobra lokacija lahko zaposlenim olajša prihod na delo, strankam pa obisk podjetja. Pomembno je preveriti dostop z avtomobilom in javnim prevozom, možnosti parkiranja ter bližino drugih storitev, kot so restavracije, trgovine, banke in poštne storitve.
Podjetja, ki pogosto sprejemajo stranke ali poslovne partnerje, običajno več pozornosti namenijo tudi reprezentativnosti lokacije. Pisarna v urejeni poslovni stavbi ali na dobro prepoznavni lokaciji lahko prispeva k profesionalnemu vtisu podjetja.
Po drugi strani pa najbolj prestižna lokacija ni vedno tudi najbolj smiselna. Če podjetje večino dela opravlja prek spleta in stranke v pisarne prihajajo le redko, lahko z izbiro nekoliko bolj oddaljene lokacije občutno zmanjša stroške najemnine.
Pri odločanju je zato najbolje poiskati ravnotežje med dostopnostjo, ugledom lokacije in višino mesečnih stroškov.
Koliko prostora podjetje dejansko potrebuje?
Ena najpogostejših napak pri najemu pisarn je izbira prevelikega ali premajhnega prostora. Prevelika pisarna pomeni višje stroške najemnine, ogrevanja, hlajenja in vzdrževanja. Premajhen prostor pa lahko hitro postane ovira za učinkovito delo in nadaljnjo rast podjetja.
Pred ogledom prostorov je priporočljivo pripraviti oceno, koliko zaposlenih bo pisarno redno uporabljalo in kakšne prostore podjetje potrebuje. Poleg delovnih mest je treba upoštevati tudi sejne sobe, prostor za sprejem obiskovalcev, kuhinjo, arhiv, sanitarije ter morebitne dodatne prostore za sestanke ali telefonske pogovore.
Pomembno vlogo ima tudi način dela. Podjetja, ki uporabljajo hibridni model dela, morda ne potrebujejo stalne mize za vsakega zaposlenega. V takem primeru so lahko primernejši bolj prilagodljivi prostori z deljenimi delovnimi mesti.
Če podjetje načrtuje širitev ekipe, je koristno preveriti tudi možnost najema dodatnih prostorov v isti stavbi. Selitev celotnega podjetja že po enem ali dveh letih je lahko precejšen organizacijski in finančni zalogaj.
Ne glejte samo osnovne najemnine
Cena, navedena v oglasu za poslovni prostor, pogosto predstavlja le del dejanskih mesečnih stroškov. Pred podpisom pogodbe je zato treba natančno preveriti, kaj je vključeno v najemnino.
Poleg osnovne najemnine lahko podjetje plačuje še stroške elektrike, ogrevanja, hlajenja, vode, čiščenja, upravljanja stavbe, parkirnih mest, interneta in drugih storitev. Pri nekaterih poslovnih prostorih so ti stroški vključeni v skupno mesečno ceno, pri drugih pa se obračunavajo posebej.
Najemnika naj zanima tudi višina varščine, dolžina odpovednega roka in morebitne kazni za predčasno prekinitev pogodbe. Posebno pozornost je vredno nameniti določilom o zviševanju najemnine.
Pri primerjavi več ponudb je zato smiselno izračunati skupni mesečni strošek posamezne pisarne. Prostor z nekoliko višjo osnovno najemnino je lahko na koncu ugodnejši, če vključuje več storitev in ne zahteva dodatnih investicij.
Opremljena ali prazna pisarna?
Pomembno vprašanje je tudi, ali izbrati že opremljeno pisarno ali prostor, ki ga bo podjetje uredilo samo.
Opremljene pisarne so primerne predvsem za podjetja, ki želijo začeti delati čim hitreje. Pogosto imajo že pripravljeno pohištvo, internetno povezavo, sejne sobe in druge skupne storitve. Za manjša podjetja ali ekipe, ki hitro rastejo, je lahko takšna rešitev zelo praktična.
Prazni poslovni prostori omogočajo več svobode pri oblikovanju delovnega okolja, vendar zahtevajo začetno investicijo. Nakup pohištva, ureditev razsvetljave, internetne infrastrukture in morebitna gradbena dela lahko predstavljajo pomemben strošek.
Dobra pisarna podpira način dela podjetja
Pri najemu pisarne ni univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsakemu podjetju. Ključno je, da prostor podpira način dela ekipe in poslovne cilje podjetja.
Pred končno odločitvijo je priporočljivo obiskati več lokacij, primerjati celotne stroške in dobro preučiti pogoje najemne pogodbe. Smiselno je preveriti tudi kakovost internetne povezave, zvočno izolacijo, naravno svetlobo, prezračevanje in možnosti prilagajanja prostorov.
Pravilno izbrana pisarna lahko podjetju zagotovi prijetnejše delovno okolje, boljšo organizacijo dela in dovolj prostora za prihodnjo rast. Zato se pri izbiri pogosto splača pogledati nekoliko dlje od same cene najemnine.