So potni nalogi upravičeni?

By | januar 12, 2018

Nekateri podjetniki radi napišejo kak potni nalog “na pamet”, da si na takšen način povečajo stroške in tako plačajo manj dobička. Prav tako službeni avto kdaj uporabljajo tudi v zasebne namene, a si za to ne obračunavajo bonitete. Verjetno se jim zdi, da ni s tem nič narobe – podjetje je njihovo in sami služijo denar, ki ga porabljajo. A ni povsem tako. Potni nalogi so uraden dokument, zato “igračkanje” z njimi ni dovoljeno. To vam lahko hitro dokaže tudi inšpekcija. To lahko zanima, ali so vsi potni nalogi spisani zares upravičeno – še zlasti takrat, kadar iz uradnih evidenc ugotovijo, da poleg službenega nimate tudi nase pisanega osebnega vozila.

Kako naj se pišejo potni nalogi?

Potni nalogi se morajo pripravljati sproti, saj je potrebno že v primeru, da nas na poto s službenim avtom ustavi policist, pokazati potrdilo, da se z avtom podjetja ne peljemo brez vedenja odgovornih. Če potne naloge pišemo sproti, je tudi najbolj gotovo, da bomo natančno beležili število prevoženih kilometrov in ne bo prihajalo do odstopanj. Prav tako lahko priložimo vsa materialna dokazila o službeni poti.

Kdaj so potni nalogi upravičeni?

Zgolj datum, relacija in podatek o tem, da smo šli na sestanek, za inšpekcijo ne zadostujejo. Kadar ima ta razlog, da vas obišče, jo bodo potni nalogi zanimali veliko bolj podrobno. Pravilo je, da morate imeti prav za vsako službeno pot dokazilo. Inšpektorju ne gre dopovedovati, da ste šli na sestanek, o katerem nimate dokazila, da niste na ta dan ničesar nabavili, da niste niti tankali goriva, saj ste imeli poln rezervoar, da nimate listka za parkiranje, ker je bilo to pač brezplačno. Potni nalogi morajo biti podkrepljeni z dokazili, ki jih imate, ne pa razlago, zakaj jih nimate.

Kaj vse šteje? Dokumenti, ki dokazujejo, da ste na ta dan v navedenem kraju nekaj kupili – ne kot fizična oseba, temveč na podjetje. Navadite se torej, da tudi ob najmanjših zneskih (na primer za poštno znamko) vzamete račun na podjetje, pa čeprav se vam to zdi nesmiselno.

Da ste bili na službenem sestanku lahko potrdi tudi zapisnik o sestanku, datum na sklenjeni pogodbi in drugi dokumenti. Če tega nimate, šteje za dokazilo tudi elektronska pošta, v kateri ste se za sestanek dogovorili, ali pa celo tekstovno sporočilo na telefonu. Možnosti za dokaz, ki je sprejemljiv, je torej dovolj – treba se je le zavedati, da ga potrebujemo, ter da ga moramo primerno dolgo hraniti. Nenazadnje se lahko inšpektor odloči, da se bodo preverjali potni nalogi za preteklo ali predpreteklo leto …